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Du 6 au 12 octobre 2019, à Yaoundé, a lieu la session de formation des Économes et des Directrices de nos différentes structures d’Afrique : Kinshasa, Douala, Yaoundé, Dapaong, Korbongou et Ouagadougou, organisée et animée par sœur Mercedes Simon, Économe provinciale, accompagnée de Messieurs Philippe Noé et Ludovic Crouvizier, comptables.

Le 6 octobre,  c’est dans la joie que nous avons accueilli les participants.

Le 7 octobre, après la prière des Laudes et de la célébration eucharistique présidée par l’Abbé Benoît Ze (papa Benoit), prêtre de l’Archidiocèse de Yaoundé, aumônier de la communauté, la session s’est ouverte par la prière de « François le Corre » proposée par M. Noé. Sœur Mercedes a adressé la bienvenue à toutes les personnes présentes et rappelé le but de cette rencontre en ces termes: “Réfléchir ensemble, et développer nos capacités en vue, d’assumer le service de la comptabilité et de l’Administration de nos communautés et centres. Chercher comment harmoniser nos pratiques et la présentation des documents, pour améliorer notre service hospitalier’’.

Les différents participants ont ensuite échangé sur le thème concernant le circuit de l’Accueil du patient et le circuit médicament de nos différentes structures : Centre de Santé Mentale Telema-Matete et Telema-Kintambo de Kinshasa ; Centre de Santé Mentale saint Benoit Menni de Douala ; Centre de santé Mentale Benoit Menni de Yaoundé ; Hôpital d’Enfant YENDUBE de Dapaong-Togo ;  Centre de Santé Mentale de Dapaong-Togo ; Centre de santé Pédiatrique de Korbongou-Togo.

Nous avons noté des points communs dans le circuit du patient après l’accueil : soit le passage à la consultation, soit le paiement préalable de la consultation suivi de l’achat des médicaments, puis la pharmacie pour récupérer les produits achetés.

Concernant le circuit médicaments, plusieurs questions se posent : comment les acheter ? Qui les achète ? Qui les gère ? Nous avons constaté certaines difficultés pour trouver les fournisseurs de médicaments en santé mentale et sur la gestion de stocks.

En revanche, pour la médecine générale à Dapaong par exemple, on trouve facilement les fournisseurs, le stock de médicaments étant géré par le logiciel ‘’Pharmasoft’’.

Nous avons finalement abouti aux conclusions suivantes :

Suivi des médicaments / Bon de commande signé par les personnes habilitées / Bon de réception à la livraison ou contrôle du bon de livraison du fournisseur / Approvisionnement : entrée des médicaments dans le stock (disposer d’un logiciel approprié) / Facture comptabilisée par la comptabilité

Le 8 octobre, après les Laudes et la Messe, nous avons abordé les circuits d’argent dans nos structures et les antennes de consultation : recettes, dépenses, dépôt à la banque. Nous en avons tiré plusieurs enseignements : Toute Dépense doit être justifiée par un document pièce comptable / A la fin de la journée, la caisse doit être remise à l’économe. Le caissier et l’économe signent le document / L’inventaire physique de la caisse doit être effectué en fin de chaque journée.

L’après-midi, M. Noé et M. Crouvizier ont présenté les différentes balances comptables de nos structures pour les comptes de fin d’année 2018. Ils nous ont éclairés sur l’importance de la balance et développé le contenu de l’organisation du bureau comptable.